จาก Link : https://soundcloud.com/missiontothemoon/ep-255-3-time-boxing
เรื่อง รวมฮิตเรื่องการบริหารเวลาตอนที่ 3 : การทำ Time Boxing
-----------------------------------------------------------------
การบริหารเวลาเป็นสิ่งที่ต้องฝึก และเราต้องเรียนรู้ไปเรื่อยๆ
- ต้องทบทวน และใช้จริง
- อาจมีหย่อนยาน แต่เราต้องตั้งสติ แล้วกลับมาใช้ใหม่
เพื่อให้เรา ได้ใช้ทรัพย์ยากรที่เรามีอย่างคุ้มค่า
Time Boxing
- เรื่องของกล่อง กล่องของเวลา ที่เราวางแผนและกำหนดเวลา
Ex 9.00 - 10.00
- มันคือการนำ ปฎิทินมารวมกับ สิ่งที่เราต้องทำ >> ทำให้เรารู้ว่าเราต้องทำเมื่อไหร่
- เหตุผลที่เราต้องทำ Timebox
1. เราจะพยายามลดเรื่อง Random ออกไปจากชีวิต >> เราจะลดเรื่องที่ไม่จำเป็นออก
2. เวลากำหนดล่วงหน้าเปรียบเหมือนกับเราสร้างเงื่อนไข [ตกลงกับตัวเองล่วงหน้า]
3. ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ >> การที่เราเห็นอะไรล่วงหน้า จะทำให้เราบริหารพลังงานของให้ถูก
Ex อ่านหนังสือ ตอนเช้า ตอนที่หัวสมองแล่น
4. เราจะโฟกัส และมี Productivity มากขึ้น เมื่อรู้ว่าเรามีงานจำกัด
การทำ Time Box คือการสร้าง Death Line : มนุษย์เราชอบ Death Line
5. เป็นแรงกดดันที่ดี ธรรมชาติ เมื่อรู้ว่ามีจำกัด เราก็จะทำได้ เร็วและดี
6. Focus เมื่อเราทำ Time Box จะเกิดการ Flow ของเวลา
กลุ่มของงาน งานมีกี่แบบ มักจะมีทั้งหมด 6 ข้อ
1. งานหลัก >> เราต้องรู้ว่าอะไรคืองานหลักของเรา แต่ละคนไม่เหมือนกัน
2. งานพัฒนา บริหารจัดการคน >> ถ้าเราบริหารได้ จะทำงานได้ง่ายขึ้น
3. การเติบโตของบุคคล >> จะเกี่ยวข้อง กับงานหลัก หรือไม่ก็ได้ Ex การเรียนรู้อะไรใหม่ๆ
4. งานวิกฤต >> งานด่วน เอาเดียวนี้ Ex ประชุมกะทันหัน
5. Free Time >> จะกำหนดเองว่า ในหนึ่งสัปดาห์เท่าไหร่ Ex เวลาพัก เวลาเที่ยว
6. งาน Admin >> งานที่ทุกคนต้องมี Ex เช็คE-mail
ปกติการวางแผน ควรวางแผนเป็นสัปดาห์เลย
- กำหนดวัน Ex วันอาทิตย์ตอนเย็น ,วันศุกร์ตอนเย็น
- แต่ถึงอย่างไร เราต้องหา มาตราฐานของเวลาของเรา Ex ขับรถไปกี่นาที
- อาจจะเผื่อเวลาไปนิด เพื่อไม่ให้เวลาเคร่งมากเกินไป
Q : แล้วถ้ามีงานด่วนทำยังไง
A : เราอาจต้องย้าย งานหลัก หรือช่องนั้นไป สัปดาห์อื่นก่อน
- หลังจากนั้นแยกงาน แต่ละประเภทแล้วดูว่า อาทิตย์นี้ เราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง
- จากนั้นประเมินว่าเราต้องลดอะไร ต้องเพิ่มอะไร
OKR : เป้าหมายหลัก
- OKR ต้องทำประมาณ 70% ,งานรอง 20% ,งานพัฒนาตนเอง 10%
- จากตารางเราจะรู้เลยว่า เราใช้เวลาในส่วนของ OKR เท่าไหร่ ?
บางทีเราต้องวิเคราะห์ตลอดด้วย เพราะว่า
- งานที่วางแผนไว้ กับงานที่ทำจริง บางทีอาจไม่ตรงกัน
ประโยชน์ของการทำ Time Boxing คือ?
1. ทำให้เราเห็นสถาณการณ์ ณ ตอนนี้เราทำอะไร
Ex เรามีงานต้องส่ง >> แต่เรามีเวลาเท่าไหร่ ?
- ทำให้เราทำงานถูกต้อง ถูกที่ ถูกเวลา [เป็นส่วนที่ทำให้เราเจริญเก้าหน้า]
- คนที่ทำงานหนัก ผิดที่ ผิดเวลา จะเดินช้า
2. การสื่อสารในองค์กรดีขึ้น ทุกคนรู้ว่าเราทำไรอยู่ กำลัง Focus เรื่องอะไร
Ex เวลาประชุมง่าย ,เวลาขอให้ทำงาน สามารถไปขอได้
3. การบันทึกไปในตัว สามารถให้เราประเมินตัวเองได้
Ex ในปีที่แล้วเราทำอะไร
4. ชีวิตเราจะควบคุมได้ "ความสุขในการทำงาน เกิดจากการที่เราควบคุมงานของเราได้"
## สรุปแล้ว Time Boxing เป็น Freedom + Happiness
ปัญหา ในการทำ
1. นายของเรา เราจะจัดอะไรก็ไม่สำคัญ เพราะว่ายังไง นายก็สั่งอยู่ดี
- เราก็ต้องเอา Time Boxing ไปคุย ถ้านายยืนยันว่า งานไหนสำคัญ เราก็ทำงานนั้น
2. E-mail ,โทรศัพท์
- เป็นการสื่อสารที่ดี แต่กินเวลามาก
- E-mail ตามมารยาท ควรส่งใน 24 ชั่วโมง
- ต้องมีกลยุทธในการอ่าน
3. Meeting
- เราต้องใช้อย่างระมัดระวัง [เพราะแพง]
- เราต้องทำให้เป็น 5W1H ถามตัวเองมันสำคัญไหม
4. ลูกน้อง
- เดินมาถามทั้งวัน >> ต้องตกลงก่อนว่าคุยกี่โมง >> งานประเภทไหนยังไง
**Time management เป็นสกิล
- สามารถเรียนรู้ได้
- สามารถทำให้ดีขึ้นได้
- ถ้าหลุดต้องกลับมาทำใหม่
"มันเป็นเรื่องที่ทำยาก แต่ถ้าทำได้เราจะสามารถควบคุมชีวิตได้"
"ทำให้เราสามารถใช้ทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุด (เวลา) จะทำให้ชีวิตมีความสุข"
-----------------------------------------------------------------
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น